副業を始めた方や最近起業した方の中には、「帳簿付けってどうやって行えばいいのだろう」と頭を悩ませている方がいるかもしれません。そんな時に「初心者は会計ソフトを利用した方が良いよ」とアドバイスされ、ソフトを探し始めた方も多いことでしょう。しかし、選択をする前に注意しておくべき点はどのようなことでしょうか。
会計ソフトを購入する前に確認すべきこと
会計ソフトを使えば、すぐに帳簿の記入ができると考えている方もいるかもしれませんが、少し待ってください。ソフトを購入する前に、確認しておくべき重要なポイントがあります。
帳簿の付け方を理解していますか？
まず第一に、帳簿の書き方やそのルールについて知識をお持ちでしょうか。借方や貸方、そして勘定科目の選択方法が理解できていない場合は、簿記の入門書を手元に用意することが必要かもしれません。会計ソフトを利用する際には、事業を始める時点での現金や資産の開始残高を入力する必要があるため、基礎知識が求められます。
もし経理業務が難しいと感じるのであれば、会計事務所と契約して帳簿付けから確定申告までを依頼するという選択肢もあります。ただし、この方法には月々の顧問料や申告書作成の費用がかかるため、収入が少ない場合には負担が大きくなる可能性があります。
簿記初心者に配慮された会計ソフトも存在
手書きの帳簿に慣れている方であれば、振替伝票を使って帳簿を記入する会計ソフトに違和感なく対応できるでしょう。しかし、簿記初心者の場合、操作が難しく感じることもあるかもしれません。
そこで、会計ソフトの中には、初心者でも帳簿付けが容易に行えるように工夫されたタイプも存在します。対話形式で、かかった費用や現金・預金の増減理由を選択することで、勘定科目のリストから選んで帳簿に入力できる仕組みのものもあります。振替伝票を使った簡単な入力が可能なタイプや、お小遣い帳に似た形式で現金出納帳や預金出納帳への記入ができるものもあります。
副業の場合は表計算ソフトも選択肢に
普段は会社で給与を得ている方で、副業から得る収入が少額であるならば、必ずしも会計ソフトを使用する必要はないかもしれません。白色申告を行う場合、所得金額をしっかりとまとめておけば、簡易帳簿で十分な場合があります。
簡易帳簿は、現金や預金の入出金を日付ごとに記録する形でも問題ありません。会計ソフトを使用しなくても、日付を付けて表計算ソフトで一覧表を作成することが可能です。
クラウド型とインストール型の違い
会計ソフトは主にクラウド型とインストール型の2種類に分けられます。
- クラウド型…インターネットを介して操作できる会計ソフトで、規定を満たすブラウザやインターネット環境が必要です。
- インストール型…従来からあるタイプで、パソコンにインストールして使用する必要があり、OSや機種に制限がある場合があります。
初心者にクラウド型が推奨される理由
無料試用期間を利用できるメリット
インストール型の会計ソフトは一度購入すると買い切りのため、事前に試用する機会が少ないことがあります。一方、クラウド型はインターネット上で利用できるため、無料試用期間中に操作を試して確認することが可能です。
自分自身で使いこなせる自信が持てたら、本契約を結び、クレジットカードや銀行振込で使用料を支払うのが良いでしょう。
Windows、Macに関わらず使える利便性
クラウド型の会計ソフトはインターネット上に存在するため、サービスサイトにパスワードを入力することでアクセスが可能です。
インストール型の場合、Windows専用であることが多く、ある程度高性能なパソコンが必要です。しかし、クラウド型は指定されたブラウザとそのバージョンを守ることで、パソコンの機種に依存せずに利用できます。新たにパソコンを購入する必要がないため、コスト面でも優れた選択肢です。
銀行やクレジットカードの仕訳を自動化
仕事で使用しているネット銀行やクレジットカード、電子マネーなどのサービスがクラウド型の会計ソフトと連携していれば非常に便利です。連携が可能であれば、インターネット上でデータを自動的に取り込み、取引データを使って仕訳を自動化することができます。
初心者にとって仕訳は難しい作業ですが、細かな取引を自動化できることで、本業に集中しやすくなります。
法令や税制の変更にも柔軟に対応
税金に関する法律や制度は年度ごとに変更されることが多く、インストール型の場合は、変更があるたびにその都度ソフトを更新する必要があります。
一方、クラウド型ではシステムが自動的に修正を行って提供されるため、ユーザー側で手続きを行う必要が一切ありません。
インストール型が推奨されるケース
周囲の人が使用している場合
もし周囲の人たちが会計ソフトを使っていて、特にインストール型を推奨しているのであれば、それを選ぶのも良い選択肢かもしれません。質問があればすぐに訊ねることができるため、サポートが受けやすいという利点があります。また、どのような点が優れているかを実際に確認できるのも大きなメリットです。
地元の商工会議所などで、インストール型のパソコン会計に関する講座が開かれている場合もあります。受講後にはその講座に合わせた会計ソフトの購入を勧められることが多いため、その選択肢を考えるのも良いでしょう。
顧問先の会計事務所からの指定があった場合
顧問先の会計事務所が経営者に対してパソコンを用いた帳簿記入を推奨している場合、特定の会計ソフトを指定されることもあります。その場合、月次決算から申告書類の作成まで、同じソフトを使うことでデータの取り込みが容易になり、エラーが起こる可能性が低くなります。
さらに、パソコンでの操作方法や帳簿の付け方に関する細かな指導を受けられることも大きな利点です。
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